Cómo aumentar la productividad y organizarte mejor

“Falta de tiempo“. “No me da la vida“. “Quería hacerlo pero no llego“. “Sé que es necesario, pero no sé cuándo podré hacerlo“. Creo que estas son las frases que más escucho en mi día a día cuando hablo con emprendedores como yo.

Si tuviera que resumir en uno cuál es el principal “problema” de las personas que, como yo, tienen una empresa online, sería la falta de tiempo para hacer todo lo que quieres o todo lo que la empresa necesita.

Y es que, tanto si tenéis un blog como una empresa online, o incluso si trabajáis por cuenta ajena, sabréis que cualquier cosa, cualquier tarea por pequeña que sea, generalmente siempre lleva más tiempo del que uno prevée inicialmente, ¿o no?

La verdad es que algo a priori tan simple como subir un producto a una tienda online o escribir un post, por ejemplo, lleva mucho, muchísimo tiempo. Y ya no hablo de la cantidad de cosas “urgentes” e imprevistas que van surgiendo y que hay que gestionar día a día. Realmente, en este contexto es muy complicado sacar tiempo para proyectos a largo plazo (pero importante), porque simplemente gestionar el día a día nos lleva a que nuestra lista de tareas no se reduzca a la velocidad que nos gustaría que lo hiciese.

Hace tiempo que aprendí que no puedo “estirar” el tiempo y que el día tiene 24 horas, ni una más.

Pero si algo he aprendido también es que si aprendemos a gestionar mejor nuestra forma de trabajar, no es difícil aumentar la productividad y por tanto conseguir que nuestros días “cundan” más y consigamos cumplir más objetivos.

¿Y cuál es la mejor forma de aumentar nuestra productividad? Pues creernos grandes aunque seamos pequeños. E implementar procesos. Aunque sólo haya una persona detrás de nuestra tienda online, nuestro blog o nuestra empresa de servicios de diseño gráfico, podemos funcionar como si fuésemos una multinacional y, por tanto, ser más eficaces al trabajar.

¿Y qué procesos podríamos implementar? Es algo de lo que hablamos en detalle en mi curso online para emprendedores, y hoy quería resumirlos en este post por si os ayudan a ahorrar un poquito de tiempo:

Reconozco que tengo una especie de obsesión por intentar automatizar todo lo que sea susceptible de automatizarse.

Por ejemplo, recuerdo cuando tenía que redimensionar cada fotografía que subía al blog al tamaño correspondiente con Photoshop y tenía que subir 20 fotografías. Me parecía tan absurdo tener que hacer el mismo procedimiento 20 veces que investigué todo lo que pude hasta dar con una herramienta de Apple, Automator, que me permitía crear flujos de trabajo y conseguí redimensionar, renombrar e incluir la marca de agua con un solo clic, aunque lo aplicase a 100 fotografías. Eso, sin duda, reducía considerablemente el tiempo que necesitaba para preparar las fotografías para un blog. Descubrir Lightroom, que hacía todo esto y además editar un montón de imágenes a la vez, ya me pareció la bomba (por si queréis pasar a mejor vida, aquí podéis ver nuestro curso online de Lightroom).

¿Y qué tareas se pueden automatizar para aumentar la productividad? Pues probablemente, muchas más de las que crees…

Hoy en día, hay una gran cantidad de software y apps a nuestra disposición que, con la organización adecuada, nos permiten automatizar una gran cantidad de tareas, como por ejemplo:

Si sueles recibir siempre dudas que siempre se repiten por correo electrónico (cómo pagar por transferencia; qué diferencia hay entre dos productos de tu tienda online; si se admiten devoluciones; etc) puedes crear respuestas estándar en tu gestor de email y hacer que tu atención al cliente sea más rápida.

Las respuestas estándar son la versión “light”, pero hace no demasiado surgían los bots para facilitar la vida de los pequeños empresarios. No digo que haya que utilizarlos siempre porque por ejemplo para nosotras es esencial la personalización en nuestro trato con el cliente, pero es una herramienta que, utilizada de forma adecuada, nos puede ayudar. Si os interesa el tema, aquí podéis leer más sobre los bots de atención al cliente.

Insisto en la idea anterior y siempre lo cuento en mi curso online para emprendedores: para nosotras es esencial la personalización cuando tratamos con nuestros seguidores, pero por ejemplo, si el algoritmo de Pinterest premia que las publicaciones en Pinterest sean en distintos momentos del día (y no todas a la vez), podemos ayudarnos de herramientas como Tailwind para programar nuestros pins. Lo mismo aplica a programar publicaciones en Instagram como ya os contamos o en el resto de las redes sociales, gracias a herramientas como Hootsuite o Buffer: a veces podemos programar publicaciones y centrarnos mejor en interactuar.

Sí, como lo oyes. Puedes incluso vender de forma “automatizada”. En marketing digital se utiliza mucho la creación de funnels en email marketing para que nuestros productos se puedan vender en modo “auto” incluso cuando no podemos estar encima de la venta. Y es algo “al alcance” de cualquier emprendedor, no está reservado a grandes presupuestos.

Podríamos hablar de muchas más tareas a automatizar, pero seguro que a vosotros se os ocurren cuáles son las que deberíais automatizar en vuestros respectivos proyectos. Por eso, hemos creado un pequeño workbook que os ayude a reflexionar sobre cómo podéis aumentar vuestra productividad con las ideas que estamos viendo en el post, podéis descargarlo aquí:

Parece obvio, pero por si acaso también lo menciono aquí: para aumentar nuestra productividad y ahorrar tiempo, necesariamente hay que invertir algo de tiempo en organizar proyectos, priorizar objetivos y planificar cómo vamos a llevarlos a cabo.

Para ello, como comentaba el lunes en Instagram Stories, os recomiendo apoyaros en herramientas de gestión de proyectos, que os ayudarán a organizar las distintas tareas asociados a los múltiples proyectos que tengáis en marcha. Recordad también que un proyecto puede ser “Redes sociales”, otro “Blog” etc, es decir, cualquier cosa que tengáis en mente podéis convertirla en un proyecto y dividirla en diferentes tareas.

Dichas tareas podréis asignarla a un responsable (si es que contáis con ayuda), podréis marcar la prioridad, planificar el tiempo que va a llevar realizarlas e incluso fijar fechas límites para su realización.

Algunas de las herramientas de gestión de proyectos en este sentido son las siguientes:

• Trello
• Asana
• Redbooth
• Wrike
• Dapulse

Trello y Redbooth tienen versiones gratuitas bastante completas para empezar, aunque en Hello! Creatividad en estos momentos hemos optado por Dapulse: no es gratuita pero nos gusta mucho su interfaz y nos encaja muy bien teniendo en cuenta las características de nuestra organización.

Cada empresa y cada proyecto es un mundo y en función de vuestras necesidades tendréis que elegir cuál os cuadra mejor, porque también las podéis utilizar para organizar un blog, para planificar una reforma o para organizar una mudanza (es decir, también son muy útiles a nivel personal).

Otras apps más sencillas para organización de tareas, ya no de proyectos, pero también muy completas, son Todoist, Wunderlist o Remember the Milk, por si queréis investigar alguna más.

Creo que todas las mencionadas tienen versión para ordenador y para móvil, para poder tener siempre acceso a ellas y estar así mejor organizados 😉

Además, planificar será imprescindible para poder automatizar tareas, como decíamos en el apartado anterior.

Otra cosa que también creo que ayuda muchísimo a organizarse y a ahorrar tiempo es establecer procesos.

Por ejemplo, si tenemos una tienda online, deberíamos tener definido siempre el proceso de empaquetado y de preparación del envío de nuestros productos, y si lo tenemos por escrito mejor que mejor, porque así, si llegamos al paso 4 y podemos en algún momento delegar y/o externalizar esas tareas, será mucho más sencillo para la persona que lo tenga que realizar. Asimismo, y aunque lo hagamos nosotros, nunca estará de más tener el proceso delante para ir comprobando que vamos haciendo todos los pasos necesarios y evitar errores que nos puedan hacer perder el tiempo.

Asimismo, os recomiendo crear documentos tipo de todo aquello que os pueda facilitar la vida. Quizás es un documento que reúna todos los servicios que ofrezcas como freelance para poder pasar una propuesta rápida cuando te la pida un cliente. O en nuestro caso documentos que tienen que cumplimentar los profesores al realizar los cursos con Hello! Creatividad. O tener una encuesta que el cliente tiene que contestar para poder saber qué necesitan de vosotros, como nos contaban hace poco que tenían en su web las chicas de Días de Vino y Rosas.

Os recomiendo que penséis un poco en ello porque seguro que se os ocurren cosas que pueden ayudaros a aumentar la productividad. Por si os ayuda, recordad que os podéis descargar el workbook Aumenta tu productividad:

Otro de los “trucos” que mejor funciona para aumentar la productividad y que ponía en práctica Raquel, de Rural It y alumna de mi curso para emprendedores, es agrupar el tipo de tareas que realizamos. Es decir, es mejor dedicar un día completo a planificar y programar las redes sociales, otro a redactar posts, otro a contactar con proveedores y otro a grabar vídeos, por ejemplo, que estar 5 minutos con un email, 30 minutos en una red social, 30 minutos esbozando el post y luego vuelta al email…

Esto no significa que hagáis únicamente una cosa al día porque asumo que como emprendedores eso sería imposible, pero sí que cada día esté “tematizado” y el protagonismo y por tanto la mayor inversión de tiempo, los mayores esfuerzos, se los lleve un tipo de tareas cada día.

Si es posible, lo ideal es agrupar cada día el tipo de tareas que realizas, porque ello te ayudará a ahorrar tiempo.  En el workbook Aumentar la productividad he incluido un calendario tipo semanal para que podáis reflexionar sobre cómo podríais agrupar el tipo de tareas a realizar cada día.

Por último, algo que no me canso de repetir cuando me preguntan cuál es el consejo que daría a cualquier emprendedor que empieza, y que es aplicable también a cualquiera con un blog, ya que como siempre decimos en nuestro curso online para crear un blog, éste también puede ser como una pequeña empresa: siempre, siempre, hay que intentar realizar aquellas tareas que aporten más valor.

Yo también he pintado paredes, he cosido, he organizado el almacén, he llevado paquetes a Correos, he hecho todo lo que os podáis imaginar y más como emprendedora y muchas veces tengo que seguir haciendo tareas en las que creo que no aporto todo el valor que podría.

Pero el objetivo que siempre tengo presente es cómo puedo reducir gradualmente esas actividades e incrementar aquellas en las que creo que aporto más valor, como organizar el trabajo o desarrollar nuevos proyectos, por ejemplo.

Para ello, es importante aprender a delegar e intentar externalizar (entendido en el sentido amplio de la palabra, es decir, que lo haga otra persona esté dentro o fuera de nuestra empresa) determinadas tareas.

Es obvio que, si tenemos un proyecto propio, todos tenemos dos limitaciones: tiempo para enseñar a la persona que lo tiene que hacer y dinero, ya que no siempre podemos contar con ayuda externa.

Pero os aseguro por experiencia propia:

• que el tiempo invertido en formar a otras personas la mayor parte de las veces os va a ahorrar mucho más tiempo en el futuro;
• y que muchas veces la inversión realizada en poder encargar tareas que os quitan tiempo para hacer aquellas que mejor se os dan será la más rentable que podáis hacer.

Además, muchas veces hay tareas que nos quitan más tiempo del que debieran (hacer fotografías, realizar diseños para promos, editar vídeos, escribir posts…) y que pueden encargarse a freelancers a tarifas que es muy posible que os podáis permitir.

Os recomiendo echar un vistazo a Elance o a Fiverrr y ver la oferta de servicios que tienen y seguro que os dan alguna que otra idea para externalizar algunas de las tareas que os consumen tiempo y en las que no aportáis valor. Seguro que es algo que también os hará aumentar la productividad en vuestra empresa.

En el workbook también podéis ver algunas ideas para externalizar tareas:

No sé si me he pasado de info y os he vuelto locos con formas de ahorrar tiempo y aumentar la productividad, pero espero que el post os haya ayudado 😉

Y recordad que si sois emprendedores como yo y queréis seguir aprendiendo cómo mejorar la gestión de una empresa, podéis echar un vistazo a mi curso online de Emprendedores Creativos (y esta semana está de promo, de 129 a 99 euros 😉