Cómo hacer un buen briefing

Conocí a Natalia en la Universidad. Quizás ahora se sonroje al leer esto, pero recuerdo haberle preguntado en alguna que otra ocasión a qué hora se levantaba para llegar siempre tan mona y arreglada a la facultad: así de perfeccionista ha sido siempre. Después de terminar Derecho y Administración y Dirección de Empresas, Natalia tuvo muy claro que se dedicaría al mundo marketing y ha trabajado siempre para grandes multinacionales del mundo de la distribución. Además de su trabajo y de encargarse del pequeño Nico, que nació hace poco más de un año, consiguió sacar tiempo para hacer el curso Hello! Blogging y lanzar su propio blog: Mama Poule, por el que os recomiendo que os deis una vuelta. Natalia está más que acostumbrada a elaborar briefings para realizar distintos encargos a profesionales y para conseguir un resultado como a ella le gusta: perfecto. Hoy tenemos la suerte de que nos va a contar cuál es el mejor proceso para hacerlo. 

– Mar

Un buen briefing es clave. Ahorra tiempo, dinero y asegura un resultado en línea con las expectativas.

“Zapatero a tus zapatos”, que decían nuestras abuelas ¿no? ¡Pues eso! Yo por ejemplo, sé de marketing, que no significa que sepa diseñar, y por eso escribo este post. Creo profundamente en la especialización de tareas y considero necesario subir el nivel de calidad y de exigencia de todo lo que vemos a nuestro alrededor.

Todos necesitamos un buen briefing, o brief (como prefiero llamarlo):

– Ya sea porque queremos algo que no sabemos hacer y tenemos que pedirlo (el caso más típico es la marca que solicita un trabajo a una agencia de publicidad, o mi caso cuando quise crear un blog pero no sabía por donde empezar el diseño).

– O porque alguien nos pide un trabajo que vamos a tener que entregar y el resultado debe medirse con respecto a algo, que es precisamente el brief.

Por tanto, tanto el que pide como el que entrega, necesita y debe esforzarse en crear y en exigir un brief, ¿vemos cómo podemos hacer uno lo más completo posible?

En este post os voy a hablar desde el punto de vista del que crea un briefing para entregar al experto (con este término voy a englobar a todos esos profesionales que algún día reciben un briefing: productores, diseñadores, copywritters, compositores, agencias de eventos, fotógrafos, cocineros, escritores, wedding planners, etc). Lo que os sugiero es que lo respetéis siempre que podáis, y cuando seáis el experto, y estéis en el lado de recibir briefing de un potencial cliente, le pidáis que sea lo más concreto posible para que podáis hacer bien vuestro trabajo.

En la foto de arriba un ejemplo de briefing que llevó a cabo Cubic. Consistía en la creación de una marca de miel, imagen corporativa, web y una de las cosas más importantes detrás de todas las marcas: su historia.

Y ahora, sin más preámbulos, entremos en materia: ¿Cómo hacer un buen briefing?

El contenido de un brief, para hacerlo lo mejor posible, debería ser el siguiente:

1. Objetivos y estrategia para crear un brief

Es el resumen del proyecto tenemos entre manos y para el cual hemos decidido contar con el saber hacer el experto: desarrollo de imagen corporativa, creación de packaging, elección de nombre de marca o empresa, creación de página web, gestión de redes sociales, diseño de folleto, creación de un evento de presentación de un libro, curso de hablar en público para tus empleados, vídeo resumen de un producto, fiesta sorpresa por la graduación de un hijo, etc.

2. Presentación

Resumen de la marca, persona o empresa que está detrás del proyecto. Para que el experto pueda ponerse en la piel del otro tiene que conocerlo y entenderlo. Aquí sugiero hacer una hoja de texto y una hoja de imágenes. Esto nos vale tanto para una marca de mantequilla, como para la apertura de un nueva tienda, como para la web de un fotógrafo.

En la hoja de texto podemos poner la historia, la trayectoria personal, los gustos, así como links a cualquier información que haya en la red.

En la hoja de imágenes podemos representar en 4 imágenes la esencia de la marca o de una persona.

3. Público objetivo

No es lo mismo trabajar para una marca de zapatillas de running, que para un centro de masajes, que para una tienda de manualidades, que para prepararle la fiesta de 100 años a la bisabuela del clan.

El experto tiene que conocer y entender a vuestro público. Debemos describirlo, ponerle nombre, edad, lugar de nacimiento y de vivienda, contar su vida personal, trabajo y aficiones.

El experto quiere saber si cuando sale bebe zumo de tomate o gin tonic.

4. Estructura o output

Si es un evento, por ejemplo, habrá que indicar las partes que se desean y su duración aproximada. Esto vale para la presentación de un corto, una boda, la entrega de unos premios.

Si es una web, tendremos que especificar las secciones que queremos tener, y un resumen de lo que irá dentro de cada sección.

Si lo que queremos  es una sesión de fotos, tendremos que detallar si las queremos naturales o posando, solos o acompañados, etc. No tengamos miedo en dar demasiada información. Así el experto podrá darnos lo mejor de sí mismos. Y no os asustéis, en algún caso, el experto también nos dirá que no es la persona más indicada para eso y os remitirá a alguien más acorde para ese proyecto (¡no os asustéis que a mí ya me ha pasado más de una vez!)

5. Contenido

El experto no se puede inventar el contenido del proyecto. Todos los textos que aparezcan tienen que ser facilitados una vez se llegue a un acuerdo de colaboración.

Esto sólo tiene una excepción, y es cuanto se contrata a alguien para que se invente un historia, escriba un libro, etc.

6. Look and feel o estilo

Todo lo que has visto por ahí y que te gusta que tenga relación con el proyecto que estás encargando: fotos, webs, libros, revistas, etc.

Y todo lo que has visto por ahí y que no te gusta: Otras webs que hayas tenido en el pasado, campañas publicitarias anteriores, etc.

7. KPIs (Key Performance Indicators o Indicadores de éxito)

Hay algunos trabajos para los que el establecimiento de estas métricas es fundamental. Por ejemplo, si se desea contar con los servicios de un community manager se le podrán exigir unos resultados mensuales: número de seguidores, número de interacciones, velocidad de respuesta, etc. Es importante establecerlos desde el briefing y acordarlos entre ambas partes.

8. Presupuesto

No pasa nada por hablar de dinero, es más, me atrevo a decir que es muy importante hablar de dinero. Se suele tener una cantidad reservada para cada proyecto y es muy útil comunicarla al colaborador porque le ayudará a preparar su propuesta.

9. Tiempos

Casi siempre se tiene prisa. Mi consejo aquí es ser realista, y no pasarse pidiendo todo de forma urgente porque eso sólo puede hacer que el resultado final sea de peor calidad que lo esperado.

Una vez el experto recibe el briefing, debe estudiarlo y responder al potencial cliente con una propuesta detallada, un presupuesto final y unos tiempos. A partir de aquí, si la propuesta encaja a ambas partes, empieza el trabajo del experto, combinado con unas sesiones de trabajo en equipo, mails semanales, llamadas de teléfono y de skype o incluso reuniones en persona para revisar lugares o materiales.

Y hasta aquí mis recomendaciones sobre cómo elaborar un buen briefing. He intentado poner ejemplos variados de diferentes sectores y tipos de trabajo. Si tenéis alguna duda sobre cómo enfocar el brief de un proyecto concreto podéis mandarme un mail a mamapouleinfo@gmail.com.

¡A disfrutar del trabajo bien hecho!

Éste post ha sido redactado por Natalia Suazo, experta en márketing, ex alumna del curso Hello! Blogging y autora del precioso blog Mama Poule. 

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